GED est l’abréviation courante pour Gestion Électronique des Documents. Cette solution est devenue depuis quelques années la solution essentielle pour la sauvegarde et l’accessibilité des archives d’une entreprise. S’appuyant sur des technologies récentes, la GED présente à la fois des avantages et des inconvénients. Nous faisons le point pour vous.
Les avantages de la gestion électronique des documents
Optimisation de l’espace
Sauvegarder ses données sous la forme de fichiers numériques prend évidemment moins de place que stocker des dizaines, voir des centaines de boîtes d’archivage. Vous n’aurez besoin que d’un ordinateur, ou d’un serveur informatique, pour conserver l’ensemble de vos documents. La sauvegarde de vos documents archivés sera encore moins encombrante si vous utilisez le cloud pour tout conserver.
Des données accessibles dans la seconde
Si vos données sont sauvegardées en ligne, chaque collaborateur pourra y avoir accès depuis son propre poste, qu’il s’agisse d’un ordinateur ou d’un smartphone, qu’il soit présent dans les locaux ou non. Et avec un archivage correctement pensé, chaque document sera facile à retrouver en quelques instants, notamment en utilisant des tags, ou mots-clés.
La sauvegarde dématérialisée, une démarche vertueuse
En créant le maximum de documents sous une forme numérique et non plus papier, la gestion électronique des documents réduit de façon considérable le bilan carbone de l’entreprise. Si l’informatique n’est pas exempte elle-même d’une certaine pollution due à la consommation électrique, elle reste cependant bien moins polluante que le papier consommé par la création et l’archivage de tous les documents d’intérêt de l’entreprise.
Les limites à la GED
La dépendance technologique
La gestion électronique des documents rend naturellement dépendante l’entreprise à son système d’accès aux données. Les différents formats de sauvegarde doivent pouvoir continuer à être utilisés et s’adapter aux évolutions de l’information. C’est un problème en particulier sur le long terme. Si on n’imagine pas le PDF périmer, qu’en est-il des innombrables types de fichiers qui apparaissent et disparaissent avec tel ou tel système d’exploitation ? La maintenance et la veille technologiques sont indispensables afin de s’assurer de la pérennité des sauvegardes informatiques.
Les coûts
Archiver n’est pas sans coûter à l’entreprise. C’est aussi valable pour la sauvegarde informatique de vos documents, qu’elle se fasse directement sur vos serveurs ou dans le cloud auprès d’une entreprise spécialisée. Il faut à cela ajouter le coût de la formation des employés qui doivent apprendre à gérer les documents, et y accéder de façon naturelle.
La perte des données
On imagine volontiers la Gestion Électronique des Documents protégée d’une éventuelle perte des données, au contraire d’un archivage papier. Et pourtant ce n’est pas le cas. Des défaillances techniques ou des erreurs humaines peuvent entraîner des pertes elles aussi irrémédiables. Des mesures de protection, comme le doublement ou le triplement des sauvegardes, doivent être mises en place pour protéger vos données.
L’accessibilité en cas de panne
Vos archives ne seront pas accessibles si l’infrastructure informatique de sauvegarde connaît une panne ou si votre matériel informatique en subit aussi. Une simple panne de courant, par exemple, peut ainsi vous priver temporairement de l’accès à vos données.